Quản Lý Thời Gian Với Hệ Thống GTD - boi tu vi
Trong vai trò một nhân viên văn phòng, công việc hàng ngày thường khá đơn điệu và không đòi hỏi nhiều kỹ năng quản lý phức tạp. Tuy nhiên, mình vẫn thường xuyên gặp phải tình trạng quên việc này hay việc kia, hoặc thậm chí là trì hoãn những nhiệm vụ quan trọng để tập trung vào các công việc nhỏ nhặt không cần thiết. Để cải thiện tình trạng này, mình đã tìm hiểu rất nhiều tài liệu về quản lý thời gian, bao gồm phương pháp GTD, thống kê thời gian theo cách của Lubychev và nhật ký buổi sáng. Hôm nay, mình sẽ bắt đầu giới thiệu đến các bạn về những phương pháp này, và trước tiên là hệ thống GTD.
GTD là viết tắt của cụm từ Get Things Done - một hệ thống quản lý thời gian cá nhân được phát triển bởi David Allen. Tên gọi này xuất phát từ cuốn sách nổi tiếng của ông, phiên bản tiếng Việt có tựa đề "Ghép Việc". Nhiều người trong chúng ta chắc hẳn từng trải qua cảm giác đang làm việc A thì đột nhiên nhớ ra rằng công việc B vẫn chưa hoàn thành. Nếu B quan trọng hơn A, chúng ta có thể chuyển sang làm B, nhưng thật không may, khi đang làm B thì lại xuất hiện thêm công việc C... Và cứ thế, chuỗi công việc liên tục bị gián đoạn khiến chúng ta mất tập trung.
Nguyên nhân của vấn đề này nằm ở sự hạn chế của trí nhớ làm việc trong não bộ. Đối với những nhiệm vụ đòi hỏi suy nghĩ và phân tích, não chỉ có thể xử lý một việc tại một thời điểm. Khi đang thực hiện một công việc, những công việc khác mà chúng ta chưa giải quyết sẽ luôn lởn vởn trong tâm trí, gây ra sự căng thẳng và giảm hiệu suất làm việc.
David Allen đã phát triển hệ thống GTD với 5 bước cơ bản: Thu thập (Collect), Sắp xếp (Process), Tổ chức (Organize), Hành động (Do) và Kiểm tra lại (Review). Mình cá nhân thích hợp nhất khi kết hợp hai bước "Sắp xếp" và "Tổ chức" thành một bước duy nhất, tạo thành quy trình 4 bước rõ ràng: Thu thập, Sắp xếp, Hành động và Kiểm tra lại. Dưới đây là tỷ lệ cá cược bóng đá hôm nay sơ đồ minh họa cho quy trình này:
Bước 1: Thu thập
Đây là giai đoạn mà mọi ý tưởng, công việc và thông tin đều được ghi chú lại vào một nơi tập trung, thường được gọi là "hộp thư làm việc" (inbox). Điều quan trọng ở bước này là đảm bảo rằng tất cả mọi thứ đều được lưu trữ an toàn, tránh tình trạng quên lãng hay bỏ sót. Có thể sử dụng giấy viết tay, ứng dụng trên điện thoại hoặc bất kỳ công cụ nào phù hợp với thói quen của bạn.
Bước 2: Sắp xếp
Sau khi đã thu thập đầy đủ thông tin, bước tiếp theo là phân loại và xác định tính chất của từng mục trong hộp thư làm việc. Các mục này có thể được chia thành các nhóm sau:
- Nhiệm vụ ngắn hạn: Những công việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian gần.
- Danh sách mong muốn: Các dự án hoặc mục tiêu dài hạn mà bạn muốn đạt được trong tương lai.
- Thông tin tham khảo: Những tài liệu hoặc dữ liệu cần thiết cho công việc nhưng không cần xử lý ngay lập tức.
- Rác thông tin: Các thông tin vô ích hoặc không còn giá trị sử dụng.
Sau khi phân loại xong, tất cả các mục trừ nhiệm vụ ngắn hạn có thể được lưu trữ hoặc gạt sang một bên để tập trung vào những việc cần giải quyết ngay. Nhiệm vụ ngắn hạn sau đó sẽ được phân tích thêm:
- Nhiệm vụ 2 phút: Những công việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút nên được thực hiện ngay lập tức.
- Nhiệm vụ đơn giản: Những công việc yêu cầu ít nỗ lực hoặc nguồn lực.
- Nhiệm vụ phức tạp: Những công việc đòi hỏi kế hoạch chi tiết và nhiều thời máy xèng gian để thực hiện.
Bước 3: Hành động
Tại bước này, danh sách nhiệm vụ cần thực hiện đã trở nên rõ ràng hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần tuân theo danh mua thẻ game sách này và tiến hành từng công việc một. Các nhiệm vụ được lên lịch hoặc ủy quyền cần được nhắc nhở định kỳ để đảm bảo không bị bỏ sót. Ngoài ra, danh sách tham khảo cũng nên được kiểm tra lại định kỳ để cập nhật thông tin mới nhất.
Bước 4: Kiểm tra lại
Cuối cùng, điều quan trọng là dành thời gian mỗi tuần để xem xét lại toàn bộ hệ thống của bạn. Đây là lúc bạn có thể đánh giá xem liệu mọi thứ có đang vận hành trơn tru hay không, đồng thời điều chỉnh nếu cần thiết. Quá trình kiểm tra lại giúp bạn giữ vững nhịp độ và đảm bảo rằng không có nhiệm vụ nào bị rơi rụng.
Những Nhận Xét Cá Nhân
Qua quá trình áp dụng GTD vào cuộc sống hằng ngày, mình nhận thấy rằng phương pháp này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất làm việc mà còn mang lại cảm giác bình tĩnh và chủ động hơn. Khi tất cả mọi thứ đều được tổ chức một cách khoa học, bạn sẽ không còn cảm giác lo lắng về việc quên mất công việc nào đó nữa. Tuy nhiên, để GTD hoạt động hiệu quả, điều quan trọng là phải duy trì kỷ luật và cam kết thực hiện đúng quy trình.